部下の仕事を把握していない上司のせいで負担が大きい場合の対処法は?

サラリーマン

自分の仕事内容を上司が把握していない

自分は他の人と比べて仕事量が多くて大変だ!

あなたは今、部下の仕事量や内容を把握していない上司がいるせいで困っているのはないでしょうか。

そこで今回は、あなたの闇を解決するために

今回のテーマ
  • 上司に仕事量や内容を把握してもらう方法
  • 上司が部下の仕事を把握していないのは普通なのか
  • 自分だけ仕事量が多いと感じる時の対処法
  • いくら改善の提案をしても話を聞いてもらえない時の対処法

についてお伝えしていきます。

 

もし現時点で、あなたの業務量がとても多くて心身ともに限界に近づいているのであれば、環境を変えることを検討してみてはいかがでしょうか。

サラリーマン2

もう少し様子を見てみよう

と考えているかもしれませんが、何も行動を起こさなければ現状を変えることは出来ません。

気力も体力も、まだ余裕が残っている状況であれば、将来のことについて冷静に判断することが出来ます。

もし頭の中に転職という言葉が浮かび始めているのであれば、登録を済ませて1度アドバイザーの方と話をしてみることをおすすめします。

 

●今後のキャリアの相談

●面接対策や日程の調整

●履歴書や職務経歴書の書き方のアドバイス

など、転職に関するサポートを全て無料で受けることが出来ます。

 

上司に仕事内容を把握してもらう方法

もし転職活動を始める場合であっても、もうしばらくは上司と関わることになるので、これから紹介する対処法を試してみてください。

 

あなたが抱えている負担を減らすためには、上司に仕事の量や内容を把握してもらう必要があります。

仕事のことを伝える時のポイントは、

仕事内容や量を上司に理解してもらう方法
  1. 客観的な視点で伝える
  2. 他の人にも報告してもらう仕組みを作る

この2つです。

それでは、1つずつ具体的に説明していきます。

 

客観的な視点で伝える

上司に仕事内容や量を伝える時に

サラリーマン

自分だけ仕事量が多くて他の人は少ない

仕事が大変で寝不足なんです

といった言い方をしても、上司としてもどうすることも出来ません。

なぜなら、具体性に欠けるからです。

 

●取り組んでいる仕事の種類と量

●どれぐらい時間がかかるのか

この2つを、タイムスケジュールにまとめて伝えるようにしましょう。

客観的に伝える時のポイントは、数字を入れて伝えることです。

そうすることによって、あなたも上司も、どの仕事にどれぐらい時間がかかっているのかを把握することが出来ます。

 

他の人にも報告してもらう仕組みを作る

あなたの仕事内容や量だけを伝えても、誰に負担がかかっているのか、上司には判断しづらいです。

他の人と比べることによって、あなたの状況を上司に理解してもらいやすくなります。

 

私のかつての勤務先で実際にあったことなのですが、ある年はAさんに負担が集中して、翌年にはBさんに負担が集中していたという事態が発生していました。

そのような事態を防ぐためにも、先ほどのようなスケジュールを他の社員にも記入してもらって上司に提出するというルールを作ることをおすすめします。

 

仕事ができない上司に対してイライラするときの対処法はコチラ

 

上司が部下の仕事を把握していないのは普通なのか?

これについては、上司によって異なると言えます。

これまで、様々な上司と関わってきました。

部下の仕事を把握するかどうか(把握する方法)については、大きく分けて以下の3つに分かれます。

①書式を指定し、部下が記入したものを一括で管理する上司

②気が向いた時に、部下の仕事内容を口頭で確認する上司

➂部下の仕事内容を一切確認しようとしない上司

部下の仕事内容を把握するのことも仕事の一部と考えている上司もいますが、そんなことを全く考えていない上司もいます。

 

やる気のない上司に行動してもらうための方法はコチラ

 

自分だけ仕事量が多いと感じる時の対処法

ここからは、他の人と比べて自分の仕事量が多くて、しんどい思いをしている時の対処法をお伝えします。

ここで大切なのは、自分の中で出来ることはきちんと実行することです。

上司にいきなり不満をぶつけても、根本的に解決することはできません。

押さえておきたい対処法は、次の4つです。

仕事量が多いと感じる時の対処法
  1. 処理能力を高める方法を身につける
  2. 仕事量自体を見直す
  3. 手伝ってほしいことを伝える
  4. 無駄な業務を減らすように提案する

それでは、1つずつ順番に説明していきます。

 

処理能力を高めることを意識して仕事をする

仕事をテキパキとこなせるようになるためには、スピードを上げることが不可欠です。

そのためには、普段から時間を測って仕事に取り組むことです。

サラリーマン

書類作成を1時間で終わらせよう

11時までにリサーチを終わらせよう

このように、制限をかけることによって集中力が高まった状態で仕事に取り組めます。

慣れてきたら、

サラリーマン

今まで1時間かけて終わらせていた仕事を55分で終わらせよう

といったように、制限時間を少し短く設定して取り組むことで、処理能力が高まっていきます。

 

仕事量自体を見直す

他の人と比べてあなたに負担がかかっているのが明らかなのであれば、あなたが取り組んでいる仕事の一部を別の人に取り組んでもらった方が良いと思います。

とはいえ、代わりにやってもらうのであれば、あなたからお願いするわけにはいかないと思います。

上司から指示を出した方が、引き受ける方としても納得することができます。

 

そのためには、上司に仕事量や内容を把握してもらう必要があります。

先ほど紹介したような書式を用いて仕事量や内容を上司に伝えるようにしてみることをおすすめします。

 

自分の話を上司に理解してもらうためのポイントはコチラ

 

他の人に手伝ってもらう

●今の仕事を完全に引き継ぐのは難しい

●他の社員もあなたほどではないとしても、そこそこ忙しい

このような状況も十分考えられます。

その場合は、他の人の助けを借りながら仕事を進めるようにしましょう。

あなたからお願いできるのであればあなたから頼んでみても良いと思います。

それが難しい場合は、上司に頼んでもらいましょう。

 

無駄な業務を減らすように提案する

普段取り組んでいる仕事の中に、無駄だと感じることがあるかも知れません。

かつて勤務していた学習塾での話ですが、B5サイズの用紙を使った15ページ程度の漢字&計算の練習のための冊子を作成する仕事がありました。

私が入社したころは、プリントの印刷や切断、ホッチキス止めをすべて手作業で行っていました。

この作業の手順は

●プリントを印刷&切断(大体150人分)

●印刷したプリントをページごとに机の上に並べる

●1枚ずつプリントを取り、重ねていく

●ホッチキスで止める

ということは、もし間違って同じプリントを2枚とってしまったら、最後の部分で枚数が合わなくなります。

そうなると、1部ずつ全てチェックしていかなければなりません。(無茶苦茶大変でした)

あまりに時間がかかりすぎるため、その作業を担当する社員に負担がかかっていました。

 

その後、複数の社員の提案によって上記の作業を自動で行ってくれる印刷機を購入することになりました。

その結果、社員に負担をかけずに作業を行なえるようになりました。

 

このように、今よりも効率よく行える方法があるのなら、複数の社員と一緒に提案してみることをおすすめします。

そうすることで、みんなの負担を軽くすることにもつながります。

 

いくら改善の提案をしても聞き入れてもらえない時の対処法

サラリーマン

みんなの負担を減らす方法を提案しているのに、一向に耳を傾けてくれない

もしそんな状況であれば、思い切って環境を変えてみることを検討してみることもアリだと思います。

 

仕事量が多いことに対して何も改善せずに不満ばかり言う人であれば、たとえ転職したとしてもそれほど活躍できないでしょう。

逆に、改善策を考え、他の社員の負担を減らす方法を思いついて提案できるぐらい責任感を持って仕事に取り組んでいるのであれば、転職先でも十分活躍できると思います。

あなたの取り組み内容を評価してくれる会社で仕事をした方が、やりがいを持って仕事に取り組める可能性が高まります。

 

●自分の能力や経験を活かせる会社で働きたい

●給料を上げたい

●自分が望むキャリアプランを実現させたい

このように考えているのであれば、アドバイザーの方と一緒にあなたにピッタリの会社を探してみることをおすすめします。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です